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Documental
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Soluciones en Gestión Documental :
 El uso de la información, para la toma de
decisiones, establecer indicadores de gestión, tener un
completo conocimiento y un pronostico de el futuro de
las organizaciones, tiene una gran importancia táctica,
de igual forma el manejo de la información requiere un
manejo estratégico y organizado de toda la
documentación
de la gestión diaria.
Lo cual, el aumento de costos e improductividad dan como
resultado el manejo físico, dan resultados cada vez mas
en las organizaciones:
Servicio de Gestión
Documental Empresarial
-
Las compañías gastan aproximadamente un 10 % de sus ingresos
en producir, manejar, y distribuir documentos ( papelería ).
-
La fabricación de papel en la oficina típica esta creciendo
anualmente un 21 %.
-
Se piensa que de un 15% a un 25% de documentación archivada
en papel están perdidos o mal clasificados.
-
Un empleado desperdicia 400 horas anuales ( 25% tiempo
improductivo ) buscando, imprimiendo, y
enviando documentación.
Qué Importancia tiene la Gestión Documental en su empresa ?
SERVICIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN BOGOTÁ COLOMBIA.
La Gestión Documental no es solo un proceso de organización,
digitalización y automatización del sistema de archivo, sino que
a partir de su implantación se empieza a generar valor en cada
uno de los procesos internos de la organización desde distintos
lados:
-
Ayuda a la localización de documentos: desde cualquier lado
desde diferentes equipos puede
encontrar la documentación necesaria para desarrollar y
mejorar las actividades y productividad de
los empleados mediante criterios de búsqueda.
-
Seguridad en la accesibilidad en la documentación :el
personal solo tendrá accesibilidad a la
documentación autorizada por su departamento.
-
Permite el seguimiento y auditoria de la documentación: El
usuario podrá identificar fallas en
procesos, aceptar documentación, y manejar tramites y
procesos dentro de la organización.
Beneficios
de la gestión Documental
-
Disminución de costos administrativos: el tiempo perdido
buscando documentación se volverá en tiempo
mas productivo. se reducirán costos en impresiones,
fotocopias. ya que todos tendrán acceso en línea de
los documentos.
-
Continuidad en los procesos :problemas con archivos físicos
o electrónico puede paralizar la gestión de la
empresa si esto sucede, su información estará almacenada
electrónicamente en " back up " o archivos de
seguridad.
-
Aumento de desarrollo y productividad
Manejo de información mas organizada y accesible para la
toma de decisiones.
Tiempos de respuesta estándar
Excelencia en servicio al cliente
Estandarización de procesos
Identificación de documentación vital para la gestión
empresarial.
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